جمعه 28 مهر 1396 | Friday 20 th of October 2017 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
1-4- اصول و وظایف ارشیوی چیست؟

ارشیو به عنوان وظایف نهاد یا سازمان مشخصاتی دارد. یکی از ویژگی های ارشیو این است که برخلاف کتابخانه ان را نمی سازند، بلکه ساخته شده است. اسناد ارشیوی که توسط پدید اورندگان ان تنظیم یافته،‌ توسط مرکز ارشیوی تحویل گرفته می شود.
پاره ای از ویژگی های اسناد ارشیوی:
الف) به طور عمده بر روی کاغذ ثبت شده اند.
ب) در نتیجه فعالیت یک اداره یا سازمان جمع شده اند.
ج) از نظر فیزیکی ممکن است نامتجانس باشند.
د) از انها نسخ متعددی وجود دارد.
ه) اسناد ارشیوی در طول زمان و به مرور جمع می شوند.
و)‌کنترل چندانی نسبت به صفات فیزیکی متنوع انها وجود ندارد.
ز)‌ ارشیوها باید در خدمت سازمان های مادر خود و نیز محققان و عامه مردم باشند.
اسناد تا وقتی جاری هستند و در جریان امور اداری استفاده می شوند،‌ به مؤسسه و یا سازمان ارشیوی منتقل نمی شوند،‌ اما پس از گذشت مدت زمان مشخصی که در هر کشور میزان ان تفاوت می کند به ارشیو منتقل می شوند.

وظایف ارشیوی:

1.   سیاستگذاری: اولین گام در ارشیو اسناد می باشد.‌ بدون روشن شدن اهداف, ادامه کار مؤسسه ارشیوی بی مورد است.

2.   شناسایی و دریافت: شناسایی اسناد از طریق شناخت اهدا کنندگان،‌ امانت دهندگان و یا واگذارکنندگان صورت می گیرد و خرید یکی از راههای دریافت اسناد است.

3.   ارزشیابی: ارزشمندی سند توسط متخصص ارزیابی می شود. اجازه امحا یکی از نتایج ارزشیابی است. امحا یعنی از بین بردن و عمدتاً‌ تبدیل کردن مواد به مواد قابل مصرف که از فواید ان فضاسازی برای اداره ها و سازمان هاست.

4.   ثبت: ارزش ان در این است که مشخص می کند مجموعه از کجا و در چه رابطه ای تهیه شده است.

5.   طبقه بندی: از روش نمایه سازی استفاده می کند. برای نمایه سازی انچه مهم است،‌ سند خوانی است.

6.   خدمات اطلاع رسانی: به دو صورت انجام می شود: خدمات با واسطه و خدمات بی واسطه.

6.1. خدمات بی واسطه: ایجاد تسهیلات لازم برای محققان و علاقه مندان جهت مراجعه مستقیم به سازمان ارشیوی برای استفاده کردن از اسناد ان.

6.2 خدمات با واسطه: تهیه ابزارهای کمکی از قبیل تهیه فهرست،‌ تبلیغ و اگهی جهت ارائه موجودی و امادگی برای ارائه خدمات

7.  حفاظت و نگهداری: پیشگیری از اسیب دیدن اسناد و فراهم کردن شرایط مناسب.
عوامل اسیب رسان به اسناد:

- فیزیکی
- شیمیایی
- بیولوژیک
- غیر متعارف

Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26