شنبه 31 تیر 1396 | Saturday 22 nd of July 2017 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
2-2- ویژگی های سیستم ارشیو اسناد

برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن اطلاعات می توان از سیستم مدیریت ارشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکتها سود برد . نرم افزار ارشیو اسناد و مدارک یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها ، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری ، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع ، دقیق و اسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد.

مهمترین ویژگیهای که لازم و ضروی است:

 1 موثوق بودن: اسناد قابل وثوق، دارای اطلاعاتی هستند که می توان به انها اعتماد کرد و اصالت دارند. یکی از نکات کلیدی در مورد موثوق بودن، مقبولیت قانونی است به این معنا که ایا اسناد به عنوان مدرک در دادگاه قابل قبول هست یا خیر؟

 2تمامیت: اسناد باید همه اطلاعات ضروری را داشته باشند تا از مفید بودنشان در طولانی مدت، اطمینان حاصل اید. همچنین نیاز است فراداده های ضروری اسناد دریافت و نگهداری شود. فراداده، داده برای داده ای است که ارتباط بین اسناد و فعالیت سازمان و نیز ارتباط با اسناد دیگر را ثبت و ضبط می کند. فراداده شامل اجزایی نظیر ایجادگر سند، تاریخ ایجاد و ردیف اسنادی که اسناد به انها تعلق دارند، می باشد.

3 دسترسی: می توان اسناد سازمان را به روشی دسته بندی و در محلی قرار داد تا برای همه اشخاصی که به ان ها نیاز دارند، دسترس پذیر گردد. بعضی از اسناد باید فورا دسترس پذیر باشند در حالی که برخی اینگونه نیستند. درکل اسناد باید برای عموم دسترس پذیر باشند مگر اینکه بر اساس قانون، غیر عمومی رده بندی شده باشند.

تداوم و دوام: سازمان ها می خواهند که اسنادشان داوم داشته و به عبارتی در تعیین تکلیف دوره ای اسناد، همه ان ها دسترس پذیر باشند و به نحو شایسته ای بر روی رسانه های فیزیکی که دارای کیفیت خوب برای ذخیره سازی دائمی هستند، ذخیره شوند

Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26