شنبه 14 تیر 1399 | Saturday 4 th of July 2020 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
1-4- مزایا و معایب مکاتبات درون سازمانی تحت وب

همانطور که می دانیم هر محصولی دارای مزایایی می باشد که سبب جذب کاربران می گردد . اما از طرفی امکان وجود معایبی در محصول را نمی توان انکار نمود . وسیستم مکاتبات درون سازمانی نیز از قاعده مستثنی نیست .

از جمله مزایای این سیستم می توان به موارد زیر اشاره نمود:

1-4-1- سرعت بالا

در این سیتم افراد یا کاربران مختلف در داخل سازمان به سرعت می توانند نیازها و پیغام های خود را به افراد دیگر در سازمان با حفظ سطح دسترسی مربوط به خود بفرستند و از ان طرف نیز پاسخ خود را دریافت نمایند . در واقع دیگر نیازی به مکاتبات دستی و استفاده از کاغذ و... از میان برداشته می شود . که این امر رانمان کاری سازمان را تا حد قابل ملاحظه ای بالا می برد.

1-4-2- کاهش هزینه های سازمان

سالانه هزینه های بسیار زیادی صرف استفاده از کاغذ ، بایگانی های بزرگ فیزیکی ، و از همه مهم تر هدر رفتن وقت افراد در سازمان های مختلف می گردد.همچنین در صورت به وجود امدن اتفاقی برای اطلاعات بازیابی انان بسیار سخت و یا حتی غیر ممکن خواهد بود . در سیستم مکاتبات درون سازمانی این مشکلات رفع می گردد . به طوری که استفاده از کاغذ جای خود را به کامپیوتر می دهد ،‌بایگانی های بزرگ فیزیکی به بیگانی مجازی تبدیل می گردد و زمان برای کارمندان هدر نمی رود . از طرفی در صورت به وجود امدن اتفاقی برای اطلاعات به راحتی اطلاعات بازیابی خواهند شد .

1-4-3- امنیت ارتباطات و اطلاعات

در سیتم مکاتبات درون سازمانی امنیت ارتباطات و اطلاعات تا حد زیادی تضمین می گردد. در واقع در سیستم های سنتی بعضا مکاتبات به مقصد نمی رسید . و یا طی روال های موجود در سازمان دچار تغییرات می گردید . اما در این ساز و کار اطلاعات بدون واسطه از فرستنده به گیرنده ارسال می گردد . و این اطمینان را به وجود می اورد که دخالتی صورت نگرفته است . از طرفی با تعریف سطح دسترسی های متناسب با هر سمت این امنیت قدرت بیشتری می گیرد . این به این معناست که افراد مختلف تنها با مسئولین مربوطه توانایی ارتباط گیری را دارند .

1-4-4-کاهش زمان

در این سیستم کاربران تا حد بسیار زیادی در وقتشان صرفه جویی می کنند . و علت ان نیز عدم وجود واسطه ، استفاده نکردن از کاغذ و حذف زمان رفت و امد ها می باشد . که خود این کاهش زمان جزو مزیت های سرعت بالا ، امنیت بالا و کاهش هزینه متواند قرار گیرد .

1-4-5- عدم وجود محدودیت زمانی

این ویژگی مربوط به افراد خاصی در سازمان می باشد . به عنوان مثال مربوط به مدیر عامل سامان می باشد . در واقع مدیر عامل میتواند در هر روزی چه تعطیل و چه غیر تعطیل و در هر ساعتی ارتباطات را کنترل و مدیریت نماید . و این مزیتی بسیار ارزشمند محسوب می شود .

1-4-6-از بین بردن بعد مسافت

در سیستم مکاتبات درون سازمانی بعد مسافت خود به خود حذف می گردد . و دیگر مهم نیست که واحد های یا سازمان چسبیده به هم و یا دور از هم باشند . لذا دست مدیران سازمان برای انجام کارها ی مختلف در این زمینه باز است .

اما معایبی نیز برای این سیستم می توان متصور شد . از جمله انها می توان به موارد زیر اشاره نمود.

1-4-7- لزوم اموزش کارمندان

البته موضوع اموزش کارمندان در هر صورت لازم است اما در این جا به خاطر وجود مشکلاتی این امر بیشتر رخ می نماید . چرا که بعضی از کارمندان استفاده از رایانه را ممکن است فرا نگرفته باشند . اگر هم همه تسلط کافی در استفاده از رایانه را داشته باشند استفاده از این نرم افزار را نیز بایر فرا گیرند .

1-4-8- امکان بروز حملات مجازی

حملات مجازی امکان دارد به چند طریق صورت پذیرد . در اولین حالت حملات ویروسی می باشد  که ممکن است اطلاعات و یا حتی ارتباطات را مورد صدمه قرار دهند و هزینه هایی را بر سازمان تحمیل نمایند . حملات دیگری را که می توان متصور بود حملات هکرها می باشد که می تواند با انگیزه های مختلفی انجام گیرد و بعضا اطلاعات مورد سرقت و یا دگرگونی قرار می گیرد

Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26