چهارشنبه 2 آبان 1397 | Wednesday 24 th of October 2018 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
1-1-2 تعریف ارشیو

ارشیو به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاه داری و حفاظت اسناد ومدارک، بر طبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به ان اسناد دست یافت. همچنین بایگانی به معنای محل نگاه داری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی می باشد.

هر نوع سند اعم از نامه، پرونده، گزارش، یادداشت، نقشه، روزنامه، اوراق چاپی دستنوشته، فیلم، نوار، کارت پستال و سایر مدارک که در سازمان یا دستگاه دولتی به منظور استفادة اداری، تهیه یا دریافت شده باشد و در حال حاضر مورد استفادة جاری ان سازمان نباشد و در عین حال از نظر ان اداره یا سازمان، واجد ارزش و اهمیت بوده است، در این موارد این‌‌گونه مدارک جهت حفظ و نگهداری دائمی، کنار گذاشته می‌شود.

هر قدر تشکیلات دولت یا گروههای اجتماعی، سیاسی وسیع‌تر و پیچیده‌تر باشد، تعداد پرونده‌ها و سایر منابع بیش‌تر خواهد بود و به همین جهت، وجود ارشیو ملی احساس می‌شود و متعاقب ان، دولتها نیز به موازات استفادة مورخان و محققان، از ارشیو بهره می‌گیرند و باید در نظر داشت که در کشورها معمولاً ارشیو ملی در زمرة یکی از سازمانهای دولتی به شمار می‌اید و حافظ حقوق و منافع دولت و همچنین حافظ مصالح ملت نیز خواهد بود.

تعریف دیگری وجود دارد که فکر می‌کنند ارشیو نماد ارتباطات در طول زمان است و به عبارت دیگر، ارشیو، پلی ارتباطی بین نسلهای گذشته و نسلهای حاضر است. در واقع، کلمة ارشیو شامل «ظرف» و «مظروف» می‌باشد، یعنی هم محتویات اسناد و مدارک و هم ساختمان ارشیو را در بر می‌گیرد. لغت ارشیو یک لغت فرانسوی است و در کشورهای اروپائی، مجلة خاصی به همین عنوان منتشر می‌شود که در مراکز مهم دنیا توزیع می‌گردد.

از تعاریف ارشیو، چنین نتیجه گرفته می‌شود که علت وجودی ان، صرفاً نگهداری اسناد قدیمی و تاریخی نیست، بلکه اسنادی که در زمان حال یا اینده، به وجود می‌اید و به نحوی ارزش نگهداری دائم پیدا می‌کنند نیز، مورد توجه است. بنابراین، یکی از هدفهای اصلی ارشیو ملی، حفظ سوابقی است که سند و مدرک و اغاز پیدایش تحولات و خط مشی تشکیلات و وظایف و فعالیتهای سازمان عمومی است. در واقع هدف ارشیو، نگهداری اسناد و مدارک باارزش و در دسترس قرار دادن انها می‌باشد.

   

Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26