سه شنبه 29 خرداد 1397 | Tuesday 19 th of June 2018 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
1-2-4 اهداف ایجاد سیستم ارشیو

 ارشیو فنی شرکت ره اورد گستره شرق جهت تأمین و سرویس دهی مدارک  به کارشناسان شرکت ایجاد شده است و تحویل هرگونه مدارکی به کارشناسان شرکت از طریق ارشیو انجام می گیرد. مدارک موجود در ارشیو شامل بخش های مختلف از قبیل نقشه های ( قطعات ،قالب وابزار) ، استاندارد ، تست پلن (دستورالعمل ازمایش قطعه)  ، طرح بسته بندی و... می باشد که با مراجعه کارشناسان به مدیر واحد ارشیو بنا به درخواست خود، مدارک فنی مورد نظر را تحویل می گیرند و برای هرچه غنی تر شدن اطلاعات کارشناسان ،استانداردهای بین المللی  برای ارتقاء سطح کیفی از طریق ارشیو قابل تحویل می باشد.

چون در شرایط فعلی مدارک فنی در شرکت بصورت دستی رد و بدل می شود ،تنها ان نسخه ای دارای اعتبار می باشد که مهر واحد ارشیو را داشته باشد ولی بدین ماهیت این کار امکان دسترسی به اخرین نسخه های موجود در این واحد برای پرسنل فراهم نبود.  و نکته دیگر اینکه در اوایل حجم اسناد فنی در یافتی  از ساپکو زیاد نبود و در محل کوچکی بایگانی می شد . ثبت و دسته بندی انها به صورت دستی انجام می شد وبا دریافت مستندات جدید مشخصات انها را به فرمهایی که تهیه کرده بودند اضافه می کردند. ولی  به مرور زمان بر اساس تولیدات جدید ایران خودرو ،اعمال تغییرات در تولیدات،اضافه شدن کارخانجات تحت پوشش،ایجاد پروژه های جدید در ایران خودرو ،ساخت و تولید قطعه جدید در داخل کشور و ...  به حجم اطلاعات واسناد  دریافتی افزوده شده ،لذا با توجه به اهمیت  مدارک و اسناد ،سازماندهی انها ، حفظ و نگهداری و چگونگی پاسخگویی  به درخواست کارشناسان ذیربط ایجاد سیستم مکانیزه جهت کمک به انجام وظایف واحد ارشیو ، اسان سازی ، سهولت در اداره امور و همچنین با لا بردن سطح عملکرد ضروری به نظر می رسد. 

اخیرا ساپکو  با اسکن مدارک  کاغذی و تبدیل انها بصورت فایل ، اطلاعات را در قالب CDبه شرکت تحویل می دهد. اطلاعات سه بعدی نقشه ،استانداردها ومدارک فنی که برای خودروهای سمند ، پژو 206 ، 405  ، پارس ، RD  ، پروژه ها وغیره می باشدتوسط ارشیوفنی ساپکو از ایران خودرو تهیه و به شرکت تحویل داده می شود . واحد ارشیو بنا به در خواست کارشناسان ، مدارک فنی را در اخیتار انها قرار می دهد.

در مورد استانداردها  متن اکثر نسخه ها زبان اصلی می باشدکه بعضی از انها توسط کارشناشان ترجمه شده ، پس از تایید و چاپ به لیست نسخه های ترجمه شده اضافه می شود و برخی دیگر به صورت ترجمه شده از ساپکو در یافت می شود.  

با توجه به جلسات متعددی که با مدیر واحد ارشیو شرکت داشتم ،  و اشنایی با چگونگی عملکرد این واحد،  هدف ازارائه سیستم ، مکانیزاسیون عملیات ثبت ،بازیابی و پردازش اطلاعات مربوط به مستندات این بخش می باشد بطوریکه موار ذیل را محقق نماید:

  • مجتمع سازی مستندات فنی در یافتی از ساپکو
  • کاهش خطاهای مربوط به عدم دسترسی به اخرین نسخه مستندات فنی
  • فراهم سازی امکان دسترسیسریع واسان کاربر(مدیر واحد ارشیو) به اطلاعات درخواستی کارشناسان          و متقاضیان

 

فرایند ایجاد سیستم ارشیو به منظور فراهم نمودن امکانات مورد نیاز واحدارشیو می باشد در صورتی که بتواند در انجام وظایف کاربر نقش مهمی ایفا کند. برای بالابردن سطح عملکرد سیستم می توان از امکاناتی مشابه دیگر سیستمها استفاده نمود . بطور خلاصه می توان دلایل  ایجاد سیستم را اینگونه برشمرد:

- برچیده شدن روشهای سنتی

- سرعت بخشی به امور اداری

- افزایش ضریب اطمینان و دقت  در کیفیت امور

- جلوگیری از اتلاف وقت و صرفه جویی در زمان

- جلوگیری از پراکندگی اسناد

- ثبت و نگهداری بهینه از اطلاعات

- سهولت دسترسی به اطلاعات اسناد فنی

- امکان تهیه انواع گزارشات

  

Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26