یکشنبه 7 خرداد 1396 | Sunday 28 th of May 2017 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
3-1-4-1- مشکلات سیستم سنتی و گردش کاغذی
  • نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد، مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.
  • مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذیربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه به کارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارایی ان است.
  • امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.
  • استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی.
  • احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل اتش سوزی، زلزله و ...
  • اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.
  • طولانی شدن فرایند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (اتلاف وقت و نیروی انسانی).
  • هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری ان ها.
  • هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.
  • امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری.
  • عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.
  • عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت امار و گزارش های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها. 
Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26