شنبه 28 مرداد 1396 | Saturday 19 th of August 2017 صفحه اصلی گروه الکترونیکی کامپیوتر
4-1-4- اتصال به اوتلوک از منوی عملیات

اگر اتصال به اوتلوک از منوی عملیات انتخاب شود، یک پنجره تایید به کاربر نمایش داده می شود و می پرسد ایا او می خواهد کتابخانه سند شیرپوینت را به اوتلوک متصل کند. این پنجره همچنین به یک کلید پیشرفته دسترسی می دهد که کاربر می تواند نام پوشه پیش فرض (نام سایت- نام کتابخانه) را تغییر دهد. "این لیست را در کامپیوتر های دیگری که من استفاده می کنم نمایش ندهید". علاوه بر این، گزینه دیگری نمایش داده می شود: "این اشتراک را به همراه پیشنهاد های ناشر[1]به روزرسانی کنید. گروه های دریافت یا ارسال را نباید مکررا به روز رسانی شود بیش از محدودیت پیشنهاد داده شده برای جلوگیری شود از اینکه اشتراک شما توسط مهیاکننده محتوا رد شود" هنگامی که بله انتخاب شود، اوتلوک یک پوشه جدید را نشان می دهد و فرایند ارسال و دریافت اغاز می شود تا اسناد را دانلودکند. شکل 4-3 نتیجه را وقتی که کتابخانه سند با نام اسناد به اشتراک گذاشته شده به اوتلوک 2007 متصل شده است نشان می دهد در این مورد قطعه خواندن در پایین صفحه نمایش است که یک نما از متن را می دهد.

شکل ‏4 3- کتابخانه سند شیرپوینت که به اوتلوک متصل شده است

شکل ‏4‑3- کتابخانه سند شیرپوینت که به اوتلوک متصل شده است.

نکته:

قاب خواندن[2]در حقیقت هنگامی که سند افیس استفاده می شود خیلی قدرتمند است. برای مثال اگر یک سند پاورپوینت همزمان با یک کتابخانه سند شیرپوینت 2007 باشد، به واسطه استفاده نوار Sliderدر قطعه Readingنمایش می تواند تمام صفحه شود این خصوصیت در خود شیرپوینت در دسترس نیست. بنابراین در واقع اوتلوک 2007 ارزش مهمی در محیط دسترسی سند اضافه می کند. اگرچه به طور جاری یک ناظر برای فایل های Pdfوجود ندارد. Trust Centerدر اوتلوک 2007 کاربر را قادر می سازد که ببیند کدام ناظر[3]به طور جاری نصب شده است. بر روی Toolsکلیک کنید و سپس Trust Centerو Attachment Handling linkرا انتخاب نمایید. سپس Attachment and Document Previewersرا انتخاب کنید. به طور پیش فرض موارد زیر در دسترس است:

  • Excel Previewer
  • Outlook Image Previewer
  • Outlook Message and Item Previewer
  • Outlook Text Document Previewer
  • Outlook vCard Previewer
  • PowerPoint Previewer
  • Visio Previewer
  • Word Previewer

پیش نمایش الحاق می تواند خاموش شود، یا در صورتی که نیاز است یک پیش نمایش مخصوص می تواند خاموش شود. اگر پیش نمایش کار نمی کند در این مکان می توان ان را بررسی کرد.

فراداده هایی که برای سند تعریف می شود شامل نام، تغیر با، تحویل گرفتن، اصلاح شده توسط و اندازه می باشد. فیلد chooserفیلد های استاندارد دیگر اوتلوک 2007 را برای انتخاب نشان می دهد، اما شامل فیلد های فراداده از کتابخانه سند نمی شوند. این مفید است که بدانیم یک سند برای چه کسی تحویل گرفته شده، چه وقت برای اخرین بار ایجاد شده، توسط چه کسی و... . با این حال خوب است که قادر به همزمان سازی فراداده های اضافی سودمند باشد.

احتیاط:

اگر در کتابخانه سند شیرپوینت یک یا چند پوشه وجود داشته باشد و اتصال به اوتلوک 2007 انتخاب شوند، پوشه ها در اوتلوک 2007 حضور پیدا نمی کنند. اگر یک پوشه در یک کتابخانه سند همگام سازی شده با اوتلوک 2007 و متصل به اوتلوک 2007 قرار داده شود سپس فرمان اتصال به اوتلوک 2007 انتخاب شود، اقلام در اوتلوک 2007 در پوشه اشکار خواهد شد.

راست کلیک بر روی پوشه سند در اوتلوک 2007 چندین گزینه را فراهم می سازد:

  1. Open: سند را در کاربرد وابسته به شکل فقط خواندنی باز می کند. بعد از این که سند باز شد یک گزینه در نوار پیغام نمایش داده خواهد شد برای ویرایش افلاین با این پیغام "برای ایجاد این سند، ان را افلاین ویرایش کنید و بعد در سرور ذخیره کنید" اگرویرایشافلاین کلیک شود پنجره ویرایشافلاین نمایش داده می شود و به کاربر می گوید می تواند در پیش نویس های شیرپوینت (یک لینک که پوشه پیش نویس های شیرپوینت را باز می کند) اسناد را ذخیره کند و می توانید ویراش افلاین را خاموش کنید یا گزینه های ویرایش افلاین را تغییر دهید. اگر گزینه های ویرایش افلاین انتخاب شود پنجره Word Optionsباز شده و کاربر می تواند گزینه های تغییر افلاین را برای فایل های موجود در سرور مدیریت اسناد، ویرایش کند. شکل 4-4 یک سند اکسلرا که با اوتلوک 2007 باز شده است را نشان می دهد که گزینه ویرایش افلاین نیز انتخاب شده است. بهدایره مشخص شده در شکل 4-4 توجه کنید که یک ستون مشخص از کتابخانه سند نشان داده شده است اگر چه این یک کپی از سند باز شده از پوشه اوتلوک 2007 است.

 اگر این تغییرات این کپی را ساختند و در کپی افلاین ذخیره شدند، انتخاب در دسترس می باشد، همانند پیکان نمایش داده شده در شکل 4-4 که به روز رسانی کپی سرور در برچسب  وضعیت از قطعه مدیریت سند را نشان می دهد. اگر به روز رسانی کپی سرور کلیک شود، نسخه سند که در شیرپوینت 2007 ذخیره می شود می تواند به روز رسانی شود.

شکل ‏4 4- سند اکسل در حالت ویرایش

شکل ‏4‑4- سند اکسل در حالت ویرایش

  1. Print: فرمان چاپ سندی در برنامه مقتضی باز می کند و سپس چاپگر پیش فرض وظیفه چاپ را شروع می کند.
  2. Reply: دستور پاسخ یک ایمیل را برای یک شخص یا حساب سیستم که در ستون "تغییر یافته توسط" لیست شده، باز می کند. اسم سند در خط موضوع ارجاع داده می شود.
  3. Forward: فرمان ارسال یک ایمیل باز می کند که سندی را به یک یا چند کاربر ارسال می نماید.
  4. Copy Shortcut: فرمان میانبر کپی در واقع موقعیت سند را در کتابخانه سند شیرپوینت 2007 کپی می کند که می تواند ارجاع داده شده باشد. برای مثال کاربر 1ممکن است در عوض ارسال کردن تمام سند، ارسال میانبری [4]از سند را به کاربر دیگر در یک ایمیل انتخاب کند تا را مطمئن شود از اینکه کاربر دیگری توسط قوانین امنیتی از کتابخانه سند والد تحمیل نشده باشد.
  5. Mark As Unread: فرمان علامت گذاری خوانده نشده، فونت را به حالت پررنگ در می اورد تا نشان دهد که سند در چارگوش خواندن قبلا رویت نشده است و یا جهت نمایش یا ویرایش باز نشده است.
  6. Find All(به همراه گزینه های Related Messagesو Messages from Sender):پیغام های وابسته برای کار با رشته هایی[5]از ایمیل بر روی یک موضوع به طور نمونه طراحی شده و بنابراین برای محتوای یک پوشه شیرپوینت در اوتلوک 2007 کار نخواهد کرد. پیغام از فرستنده تمام اقلام در پوشه را با  فراداده "تغییر یافته توسط" یکسان نشان می دهد.
  7. Remove from افلاینCopy:فرمان پاک کردن کپی افلاین، سند را از پوشه اوتلوک 2007 پاک می کند اما دفعه بعد که پوشه همگام می شود، سند دوباره بار گذاری می شود، بنابراین در حقیقت این یک وضعیت موقت است.
  8. Message Options: این اقلام (که شامل سطوح مهم ، منقضی شدن پس از تنظیمات، مخاطبان و دسته بندی ها است) نمی تواند تغییر کند زیرا اوتلوک 2007 با ان ها همانند یک پوشه فقط خواندنی رفتار می کند.

 در این مورد از حذف، با راست کلیک کردن روی نام پوشه در چارگوش ایمیل در چپ و انتخاب Delete Folder Nameکاربر با این پیغام مطلع می شود "پاک کردن این پوشه، لیست های شیرپوینت مرتبط را از تمام کامپیوتر هایی که شما استفاده می کنید حذف می کند. هر تغییری از زمان اخرین فرستادن/دریافت از بین می رود. محتوای این لیست شیرپوینت در سرور باقی خواهد ماند."


[1]Publisher

[2]Reading Pane

[3]Viewer

[4]shortcut

[5]Thread 

Compatability by:
آخرین به روز رسانی سایت: سه شنبه, 22 اسفند 1391 - 00:26